Persepsi karyawan terhadap tempat kerja dan desain tempat kerja dapat memengaruhi individu, tim, dan hasil bisnis secara keseluruhan.
Sebuah studi tahun 2017 oleh British Council for Offices berjudul ‘Mendefinisikan dan Mengukur Produktivitas di Kantor’ mengungkap bahwa tempat kerja yang produktif memungkinkan orang dan tim untuk bekerja sebaik mungkin dengan mendukung dan meningkatkan kesejahteraan individu di tempat kerja (sehat), memanfaatkan ruang dengan baik (efisien), memungkinkan orang untuk melakukan pekerjaan secara baik (efektif), dan menciptakan tempat yang diinginkan untuk bekerja (menarik).
Namun diakui, menciptakan ruang kantor yang memenuhi kebutuhan produktivitas karyawan merupakan tantangan. Terutama ketika beradaptasi dengan persepsi baru tentang tempat kerja yang dibentuk oleh era pascapandemi.
“Desain tempat kerja terus berkembang, dan dampaknya terhadap kinerja bisnis dan produktivitas diakui secara luas. Selama dua dekade terakhir, desain tempat kerja telah bergeser secara signifikan ke arah ruang yang lebih terbuka, fleksibel, dan beragam yang meniru pengalaman sehari-hari,” ungkap Rahmat Daresa Alam, Senior Associate Director Project Management Colliers Indonesia dalam paparan bertajuk Workplace Design: Enhancing Business Performance and Productivity di Jakarta, baru-baru ini.
Tren ini, kata dia, semakin cepat berkembang pascapandemi, sehingga menjadikan efektivitas ruang kerja dan atmosfernya sebagai faktor penting bagi pengguna. Saat ini, menciptakan lingkungan kantor yang sehat dan produktif memerlukan pemahaman mendalam tentang bagaimana ruang kerja kantor memengaruhi kinerja bisnis.
Menurutnya, kini karyawan melihat tempat kerja mereka bukan hanya sebagai kewajiban, tetapi sebagai tujuan pilihan. Sebagian percaya bahwa pengaturan kerja fleksibel saat ini dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja. Sebagian lainnya menyatakan kekhawatiran tentang melemahnya budaya perusahaan dan terhambatnya tujuan bisnis. Terlepas dari perspektifnya, pengaturan fleksibel telah memengaruhi diskusi yang sedang berlangsung tentang desain dan pengoperasian tempat kerja di masa depan.
Perlu dicatat bahwa perusahaan perlu bergerak melampaui sekadar fungsionalitas dan menyediakan kantor yang unik dan fleksibel yang memenuhi kebutuhan karyawan. Ini juga dapat mencakup penentuan kebijakan penggunaan kantor, penentuan tata letak, dan peningkatan pengalaman secara keseluruhan.
“Studi kami membuktikan tempat kerja yang dirancang dengan cermat dapat mencerminkan nilai dan budaya perusahaan, menarik bakat terbaik, dan memperkuat citra mereknya,” jelas Rahmat.
Dengan menggabungkan elemen merek secara strategis, menciptakan lingkungan yang menarik dan kolaboratif, dan memprioritaskan kesejahteraan karyawan, organisasi dapat membangun merek pemberi kerja yang kuat yang menarik dan mempertahankan profesional terampil untuk jangka panjang. Akibatnya, kualitas pengalaman di tempat kerja secara signifikan memengaruhi keinginan karyawan untuk datang ke kantor. “
“Tempat kerja telah berkembang dari sekadar ruang fisik menjadi bagian integral dari lingkungan pengguna. Para ahli dan pakar di bidang realestat memainkan peran penting dalam membantu klien menciptakan ruang kerja yang tidak hanya memenuhi kebutuhan fungsional, tetapi juga selaras dengan cara kerja baru,” paparnya.
Colliers memerinci bahwa identifikasi dan kategorisasi ruang kerja ke dalam zona yang berbeda menjadi langkah pertama untuk menciptakan kantor berkinerja tinggi. Ruang kerja yang ditetapkan dan tidak ditetapkan, kolaborasi, rapat informal, tata letak yang fleksibel, ruang pribadi yang memadai, pengendalian kebisingan, pencahayaan yang baik, furnitur ergonomis, panel akustik, penempatan tanaman, letak papan tulis, serta dinding kedap suara menjadi penting.
Perencanaan ruang berdasarkan zona aktivitas memungkinkan perusahaan mengkategorikan ruang, memahami persyaratan desain, dan menciptakan lingkungan yang mengoptimalkan pengalaman pengguna dan produktivitas. Tujuannya adalah mendorong interaksi di antara anggota tim.
Konfigurasi Spasial
Salah satu alat yang digunakan untuk memetakan dan menyelaraskan secara akurat dengan persyaratan perusahaan, memastikan bahwa tata letak secara optimal mendukung kebutuhan operasional mereka dan meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan adalah Diagram Kedekatan Ruang.
Diagram ini menunjukkan elemen mana yang harus ditempatkan berdekatan satu sama lain untuk mengoptimalkan dan meningkatkan fungsionalitas ruang.
Diagram Kedekatan Ruang adalah alat fleksibel yang dapat disesuaikan dengan berbagai skenario. Diagram ini dapat berubah sesuai dengan proyek yang sedang dilakukan dan terkadang dipengaruhi oleh jenis bisnis yang perlu mengoptimalkan ruang kantornya. Misalnya, diagram di samping berfungsi sebagai dasar ketika desain berfokus pada pengkategorian ruang dari area publik bersama ke zona fokus.
“Ini membantu tim project management untuk mengatur desain dengan mengelompokkan ruang yang serupa,” sebut Rahmat.
Oleh karena itu, dalam kasus ini, ruang kantor dibagi menjadi empat zona yakni area kerja yang tenang, area kolaborasi kelompok, area curah pendapat dan pembelajaran bersama, serta area publik.
Colliers memahami bahwa setiap perusahaan itu unik, dan begitu pula ruang kerja karyawannya. Tetapi, desain kantor yang seragam tidak cukup untuk dunia bisnis yang dinamis saat ini. Pasalnya, karyawan adalah aset terbesar Anda, dan produktivitas, kepuasan, dan kesejahteraan mereka secara keseluruhan terkait langsung dengan lingkungan kerja.
“Diperlukan usaha untuk menciptakan ruang yang benar-benar mencerminkan budaya perusahaan dengan menggunakan pendekatan berbasis data, “ pungkasnya. (Rinaldi)
